Frais professionnels en portage salarial : tout ce que vous
devez savoir !

Entre l’achat d’un ordinateur flambant neuf, la note du restaurant japonais hors de prix où vous avez invité un prospect, le prix du dernier plein d’essence de votre vieille voiture, le ticket de train seconde classe pour vous rendre à un salon professionnel ennuyeux mais incontournable, et la commande d’une bouilloire pour vous faire du thé sans vous lever de votre bureau, qu’est-il possible de passer en note de frais, et comment ?
Alice Bracq, Responsable Administratif et Financier Insitoo, vous donne les bonnes pratiques en matière de frais professionnels dans le cadre du portage salarial, et la méthode de calcul de ces derniers que vous n’auriez jamais trouvé sans elle !

Existe-t-il un cadre spécifique pour les frais professionnels en portage salarial ?

Non, car un salarié porté, qu’il soit en CDD ou CDI, dispose d’un contrat de travail comme n’importe quel salarié « traditionnel ». De fait, ses frais professionnels relèvent de l’URSAAF. Ils correspondent à des dépenses engagées par le salarié porté pour les besoins de son activité professionnelle, qui sont ensuite remboursées sur justificatifs. Ils sont exclus de la base de calcul des cotisations de Sécurité sociale et CSG-CRDS. Dans le cas d’un mode de remboursement sur les dépenses réelles, la société de portage est exonérée de charges sociales si elle est en mesure de prouver que le salarié porté est contraint d’engager ces frais supplémentaires dans le cadre de son travail, et de produire les justificatifs de ces frais. Il faut noter que la méthode de remboursement peut également prendre la forme d’une allocation forfaitaire, mais elle possède des plafonds.

 

Quels types de frais peuvent être considérés comme professionnels dans le cadre du portage salarial ?

Les frais doivent être engagés dans l’intérêt de l’entreprise cliente, car c’est elle qui fournit la mission. A noter cependant que le salarié porté peut aussi déclarer des frais engendrés dans le cadre de son activité professionnelle qui ne sont pas liés au client : abonnement internet, frais de prospection… Bien évidemment, il y a des limites, le cadre est à établir entre le salarié et l’entreprise cliente, avec en ligne de mire l’appréciation de l’URSAAF en cas de contrôle. Par exemple, un salarié porté ne peut demander le remboursement de ses paquets de cigarettes sous prétexte que les pauses tabac peuvent servir à « faire du réseautage » …
Certains frais sont très encadrés, comme les repas. Ils peuvent être remboursés si le salarié porté est en déplacement (c’est-à-dire hors les locaux de l’entreprise, et que ce déplacement l’empêche de regagner sa résidence ou son lieu habituel de travail pour prendre son repas). Pour les repas habituels, certaines sociétés de portage salarial proposent à leurs salariés de bénéficier de tickets restaurants.

En ce qui concerne les frais de transports, deux modalités de prise en charge sont prévues : l'une est obligatoire et concerne les frais d'abonnement aux transports collectifs ; l’autre est facultative et concerne les frais de carburant pour se rendre sur le lieu de travail. Il est donc possible de verser des indemnités kilométriques si le salarié porté est contraint d'utiliser son véhicule personnel. Pour les autres cas (remboursement de matériel informatique, contexte de télétravail, etc.) il convient de se rapprocher de l’employeur et/ou du client pour un salarié porté.

 

Comment les frais professionnels sont pris en compte dans la rémunération du salarié porté ?

Toutes les sommes déclarées en frais professionnels sont déduites du chiffre d'affaires (CA) du porté. Comme ce CA est le point de départ pour le calcul de la paie du porté, il est nécessairement moins élevé, donc les cotisations sont également moins élevées. Et une fois les charges salariales et patronales déduites, il faut rajouter au salaire net le montant des frais professionnels. Dit autrement, les sommes déclarées en frais professionnels sont en fait une partie du CA qui échappe à cotisations sociales et impôt sur le revenu.
Par exemple, pour 500€ de frais professionnels déclarés, ce sont 500€ de CA sur lesquels le salarié porté ne paiera pas de cotisations ni d'impôt sur le revenu. C’est pour cette raison qu’il n’est pas judicieux de parler de remboursement, mais plutôt d'optimisation de salaire.

Dans le tableau ci-dessous, le mécanisme est bien visible :
Dans la colonne 1, les frais ne sont pas déclarés, donc la masse salariale est plus élevée, et donc les cotisations salariales et patronales aussi.
Dans la colonne 2, la masse salariale est réduite de 500€, donc les cotisations salariales et patronales sont réduites.

 

Quels conseils donner aux portés salariés pour une gestion efficace de leurs frais ?

Pour certaines personnes ayant une activité qui peut engendrer des frais professionnels importants, l’optimisation financière peut s’avérer un critère de choix de la société de portage. Il est donc judicieux de se renseigner en amont sur l’étendue de la couverture de prise en charge de ses frais. Autre point d’attention avec la TVA. Car lorsqu’une société de portage récupère les justificatifs de ses salariés portés, elle peut récupérer une partie de la TVA en fonction de la nature et du montant de ces frais. Elle doit logiquement la reverser à ses salariés, ce qui n’est pas toujours le cas… Le label « 0 frais caché », dont dispose Insitoo, garantie les bonnes pratiques de l’entreprise dans ce contexte.
Enfin, plus généralement, je conseille aux salariés portés de ne pas oublier que les frais professionnels sont déduits de leur chiffre d’affaires. De fait, les cotisations sociales sont plus basses car le salaire brut en moins élevé. Mais ce salaire brut sert également de base pour le calcul des droits (maladie, chômage, retraite…). Le but est donc de trouver le bon équilibre entre l’optimisation de la déclaration des frais et l’impact sur ses droits.

 

 

Si vous avez besoin d’un accompagnement, n’hésitez pas à faire appel à nous.

Vous souhaitez en savoir plus sur le portage salarial & rejoindre notre communauté ?
C'est par ici !
et abonnez-vous à notre page pour ne rien rater !